¿Las palabras “Finanzas”, “dinero” o “contabilidad” te aterran?. Sé que es un poco aburrido y sé que no es tan interesante como crear un sitio web o diseñar tu marca.

De hecho, hay muchos blogs y sitios web brillantes para mujeres empresarias que se centran en el lado atractivo de los negocios, como el marketing y las ventas, pero también es importante hablar de dinero.

Es esencial familiarizarse con el concepto de dinero para que tu negocio tenga éxito.

No debemos ser tímidos sobre el hecho de que administrar tu propio negocio se trata de ganar dinero. No estás siendo codicioso al querer eso para ti y tu familia.

¡Tu objetivo final es obtener ganancias, de lo contrario, tu negocio es solo un hobby caro!

Una de las principales razones por las que a las personas les asusta tener un negocio es no entender el lado financiero de la gestión de un negocio. tienen muchas preguntas como:

  • ¿Debo agregar el IVA a mi factura de venta?
  • ¿Cómo y cuándo facturo a mis clientes?
  • ¿Qué precio debo cobrar?
  • ¿Debo configurar una cuenta bancaria comercial?

¿Suena familiar?

Comprender las finanzas de tu negocio también te ayudará a tomar las decisiones correctas para ayudarte a crecer.

Necesitas saber cuál de tus productos o servicios vende más, cuál te genera más beneficios, ¿en qué gastas tu dinero?

Todas estas preguntas serán respondidas por la información financiera que recopiles.

Mira tus datos financieros como una caja de herramientas para guiar tu negocio hacia el éxito.

Vamos a dividirlo en …

  1. Calcula tus costos, incluidos los costos de configuración y su precio de costo por producto / servicio.
  2. Estima tus ventas: precio de venta y volumen de ventas, es decir, cuánto venderá.
  3. Previsión financiera: previsiones de pérdidas y ganancias y flujo de caja.
  4. Calcule sus resultados reales: ¿está realmente obteniendo ganancias?.
  5. Financia tu negocio: préstamo bancario, sobregiro, ahorro …
  6. Abre tu cuenta bancaria de negocios.
  7. Mantenga el flujo de efectivo (facturación, control de crédito, control de existencias, pagos a proveedores).
  8. Crea tu kit de herramientas financieras: analiza y crece.

Ahora sé que suena aburrido, pero confía en mí, valdrá la pena … Te diré lo que cada área significa realmente y, lo que es más importante, lo que significa para TI.

Recuerda que es muy importante sentirse cómodo con el lenguaje del dinero.

Algunas advertencias …

Recuerda que estas son solo las áreas financieras, no olvides los otros aspectos de su negocio.

Esta es una revisión de las áreas principales para mostrarte que, si inicias un negocio, el lado de Finanzas es algo que puedes administrar fácilmente. 

Esta publicación es realmente para pequeñas empresas que operan como autónomos / comerciantes únicos. 

# 1 Calcule sus costos

Tu primer paso al iniciar un negocio es calcular cuánto te va a costar. Cuando comiences por primera vez, tendrás tus costos de configuración únicos, como configurar tu sitio web, una computadora portátil, etc.

Entonces también tendrás el costo de producir o proporcionar tu producto o servicio y, de hecho, administrar tu negocio.

Estos también se conocen como:

  • Costos directos: costos que pueden atribuirse directamente a la fabricación de ese producto, es decir, materiales
  • Costos indirectos, es decir, alquiler, electricidad, teléfono, internet, gas, personal, seguros, es decir, gastos generales

Los costos directos suelen ser variables, es decir, varían según la cantidad de unidades que produzca.

Si bien los costos indirectos generalmente son fijos, es decir, tendrá que pagarlos incluso cuando no fabrique ni venda nada, como electricidad, gas, banda ancha.

Comience calculando su costo directo por producto.

Inicie una hoja de cálculo de Excel y desglose su producto, con una fila en la hoja de cálculo para cada costo. 

Entonces, si estuvieras haciendo un pastel, tendrías – harina $0.25, huevos $0.50, azúcar $0.35, etc.

No olvides que si tienes más de un producto o servicio a vender, deberás calcular los costos directos de cada uno.

Abre una nueva pestaña en tu hoja de cálculo por cada producto para mantener todo organizado.

Tus costos indirectos generalmente se calculan anualmente. Así que anota el costo anual de tus gastos generales.

# 2 Estima tus ventas

Hay dos elementos para esto:

  •     Establecer tu precio de venta
  • Tu pronóstico de volumen de ventas: una suposición informada sobre cuántas ventas crees que realizarás.

Cuando combines los dos, obtendrás un número mágico que se conoce como ingresos por ventas.

Esto alimentará tus pronósticos de ganancias y pérdidas y flujo de efectivo. 

Entonces abordemos el precio de venta primero …

Precio de venta

Su precio de venta es importante porque, al igual que sus costos, puede hacer o deshacer la rentabilidad de tu negocio.

Debes fijar el precio para obtener ganancias: ¡esta es la clave!

Hay una serie de elementos a considerar, pero un gran punto de partida serían estos 4 puntos:

  • Costo: Si desea obtener un beneficio, necesita saber cuánto cuesta producir o proporcionar su producto o servicio.
  • Competidores: ¿a qué precio está vendiendo su competencia el mismo producto / servicio?
  • Clientes: ¿cuánto estarán dispuestos a pagar sus clientes por el producto o servicio que está vendiendo?
  • Objetivos de su empresa: ¿cuál es su objetivo como propietario del negocio? ¿Cuál es su objetivo para que pueda obtener un salario adecuado del negocio?

Una vez que hayas realizado tu investigación en cada una de estas áreas, puedes comenzar a calcular el precio.

Existen varios métodos de fijación de precios y, en realidad, es una buena idea elegir, por ejemplo, 3 métodos para ver dónde sale su precio.

En este caso, si también usó el método de precio de mercado / de arriba hacia abajo, se daría cuenta de que podría cobrar más y seguir siendo competitivo y, lo que es más importante, ¡obtener más ganancias!

No voy a mentir, ¡esto es complicado!

No tienes una bola de cristal donde puedes hacerle una pregunta, agitarla y la respuesta aparecerá mágicamente.

Pero eso está bien porque es un pronóstico. Es un estimado.

Una vez que tengas más información disponible y hayas estado operando durante un tiempo, podrás ajustar esto y tener más certeza al respecto.

La forma más fácil de crear un pronóstico de ventas es (¡una vez más!), Abrir una nueva pestaña en su hoja de cálculo de Excel. En la parte superior de cada columna, divídelo en meses (o si lo prefieres, semanas). Luego, en las filas a continuación, enumera cada uno de sus productos / servicios.

Luego trabaja a lo largo de las columnas e ingresa debajo de cada mes (o semana) cuántas unidades crees que venderás.

¡No te olvides de pasar unas vacaciones o incluso una enfermedad a menos que estés planeando trabajar 24/7!

Si pronostica por mes, divide la cantidad de ventas por 4 o 5 (es decir, la cantidad de semanas por mes) para calcular cuántas ventas necesitas hacer cada semana.

¿Se siente realista?

Si está vendiendo en eventos como artesanías o ferias de comida, ¿cuántos eventos significa que estarías haciendo en un mes y cuánto tendrías que vender en cada feria?

# 3 Pronostica tus finanzas: ganancias y pérdidas y flujo de caja

No tiene sentido comenzar su negocio o trabajar en cualquier otra área hasta que haya producido su primer pronóstico.

Debes estar seguro de que tu brillante idea de negocio te hará ganar dinero.

Si no lo haces, no podrás recibir un salario para vivir y sin gastar tu propio efectivo, tu negocio fracasará.

Esto es exactamente lo que te mostrará un Pronóstico de pérdidas y ganancias y un Pronóstico de flujo de efectivo.

Sin embargo, no todo es pesimismo …

Si tus pronósticos financieros no se ven bien, no significa el final del camino.

Lo que tendrás que hacer es determinar cómo vender tu producto o servicio a un precio más alto (tal vez en un mercado diferente, comercializar el producto de manera diferente, hacer que el producto sea más premium) o aumentar los costos (proveedor diferente, ¿el producto necesita ser chapado en oro?).

¡Sé realista, te lo agradecerás más tarde!

O, si la idea de negocio aún no es rentable, regresa al tablero de dibujo y cámbiala ligeramente o comienza de nuevo.

Tengo una publicación sobre 5 ideas de negocios rentables por internet que podrían ser útiles.

Veamos qué es un pronóstico y cómo prepara uno.

La buena noticia es que ya has hecho todo el trabajo duro en los pasos 1 y 2 anteriores. Ahora es solo un caso de poner todo junto …

¿Qué es un pronóstico?

Así que voy a ver dos tipos de pronóstico: un pronóstico de Ganancias y Pérdidas y un pronóstico de Flujo de Efectivo. 

Ambos usan la misma información y están intrínsecamente vinculados.

El pronóstico de pérdidas y ganancias es una estimación de sus ingresos, costos directos, gastos generales y, por lo tanto, y lo más importante, sus ganancias durante un período de tiempo determinado, generalmente un año.

Muestra tu camino hacia el beneficio.

Para un pronóstico de pérdidas y ganancias, tu venta iría en el mes en que fue comprada y los costos para hacer ese producto se compararían con la venta en el mismo mes.

El pronóstico de flujo de efectivo utiliza la misma información que el pronóstico de ganancias y pérdidas, pero te dirá exactamente cuánto efectivo tendrás disponible en cualquier momento.

Se basa en el tiempo, por lo que en el ejemplo anterior, el costo de los bienes se compara con la venta.

Pero el pronóstico de flujo de efectivo mostrará que los materiales se compraron a granel dos meses antes de la venta.

El flujo de caja refleja cuándo el efectivo realmente golpeará o saldrá de su cuenta bancaria.

¿Cuándo debo hacer un pronóstico?

Debe producir tus pronósticos desde el principio cuando se te ocurra tu idea de negocio.

De esa manera, sabrás si será un éxito y si debes continuar o si necesitas ajustar / volver al tablero de dibujo.

Tus pronósticos se incorporarán a tu plan de negocios.

¡Pero esto no es una cosa de una sola vez!

Ah, no, debe pronosticar con regularidad para poder mirar el año que viene como mínimo.

También debes revisar tu pronóstico si tu desempeño financiero real resulta ser drásticamente diferente a tus estimaciones originales (¡obviamente será mejor!).

¿Por qué debería crear un pronóstico de pérdidas y ganancias?

Establecerás tus objetivos financieros creando un pronóstico de pérdidas y ganancias. Por ejemplo, ¿necesitas hacer una cierta cantidad de ingresos para pagar sus facturas personales?

Bueno, puede usar su pronóstico de pérdidas y ganancias para calcular cuánto necesitarías vender para poder obtener un salario que cubra tus gastos.

¡Es en este punto que descubrirás si tienes o no un negocio viable o un pasatiempo costoso!

Si parece que va por la ruta de “pasatiempo caro”, no te preocupes, no es el final del camino.

¡La belleza es que en este momento no has comenzado a operar (y es de esperar que no hayas desembolsado ningún dinero en efectivo!) Para que puedas modificar tu idea para que caiga nuevamente en la categoría de “negocio rentable”.

Deberás decidir qué precio cobrarás a sus clientes, averiguar cuánto costarán tus materiales, cuánto cree que venderías y tus niveles de ganancias.

Toda esta información es esencial para crear tus pronósticos.

También es esencial saber ANTES de comenzar a operar. Así que mira tus pronósticos como una práctica de tu primer año en el negocio.

¿Por qué debería crear un pronóstico de flujo de efectivo?

El pronóstico del flujo de efectivo es aún más vital.

Te muestra exactamente cuánto efectivo tendrás disponible en cualquier momento.

Sin efectivo, tu empresa no podrá pagar físicamente sus materiales o gastos generales, para luego producir más existencias para vender.

Pero finalmente, el dinero te permite hacer “cosas”. Un pronóstico es increíblemente motivador, ya que te mostrará el camino exacto para obtener ganancias.

# 4. Cómo calcular sus resultados reales manteniendo buenos registros financieros

Solo hay una manera de hacer esto y es mantener registros de CADA transacción financiera.

La contabilidad es básicamente el registro de cada venta o compra que realiza en algún tipo de sistema contable. Yo te recomiendo que cuando estés iniciando crees tu propio sistema de registro de hoja de cálculo en Excel, luego cuando tu negocio escale puedes comprar un libro de contabilidad o usar un programa especializado. 

Cuando registres tus ingresos y gastos, asegúrate de compararlo con tu extracto bancario para saber todo lo que entra y sale de tu cuenta bancaria.

¡No querrá saber al final del año cuando viene a hacer sus cuentas anuales, que no ha obtenido ningún beneficio! Es mejor averiguarlo lo antes posible para que pueda modificar su modelo de negocio.

# 5. Financie su negocio

Por lo general, en la etapa inicial, el financiamiento proviene de tus propios ahorros ganados con esfuerzo.

Pero, ¿qué sucede si necesitas más dinero del que tienes debajo del colchón?

Hay muchas rutas que puedes seguir, como préstamos bancarios, financiación, subvenciones del gobierno.

Gran parte de este tipo de financiación también viene con apoyo, asesoramiento y tutoría que pueden ser invaluables.

# 6. Abra su cuenta bancaria de negocios

¿Tengo que tener una cuenta bancaria separada para mi negocio?

No, si comienzas tu negocio como un comerciante único, es decir, si trabajas por cuenta propia.

No tienes que abrir una cuenta bancaria comercial separada. En teoría, podrías usar tu propia cuenta bancaria personal.

PERO, definitivamente vale la pena considerar abrir una.

Especialmente si es probable que tenga una serie de ventas y compras. Este es el por qué:

  • Si tienes una gran cantidad de transacciones en tu cuenta, es probable que tu banco te pida que configures una cuenta comercial separada de todos modos. Vale la pena llamarlos de antemano para saber cuál es su política y qué ofertas tienen en las cuentas de negocio para comerciantes únicos.
  • Se verá mucho más profesional y legítimo si solicita a los clientes que paguen en una cuenta que incluya el nombre de su empresa en el nombre de la cuenta.
  • Mantener sus registros comerciales, hacer su contabilidad será mucho más fácil.

# 7. Mantenga el flujo de efectivo

La razón número uno por la que las pequeñas empresas fracasan se debe a una mala gestión del efectivo.

Es posible que obtengas ganancias en papel, pero si el cliente no ha pagado por ese producto o servicio, ¿cómo puedes comprar más acciones o pagar tus facturas?

Con un flujo de caja pobre, eventualmente tendrás que cerrar tu negocio.

Cómo mantener el flujo de efectivo en su negocio

Hay tres elementos principales para mantener el flujo de efectivo en tu negocio:

  • ¡Recibe pronto el pago de tus clientes!
  • Paga a tus propios proveedores a crédito, es decir, no los paga de inmediato, sino 30 días después, por ejemplo.

No compres muchas unidades hasta que sepas que las necesitarás. ¡Aunque este es un buen equilibrio entre tener stock disponible para vender y no tenerlo en el almacén! Aquí es donde realmente puede ayudar tu pronóstico. 

Los mejores consejos para administrar tu efectivo

Buenas noticias, hay algunas formas realmente sencillas de administrar tu efectivo para que tu increíble negocio prospere:

  • ¡Obtén sus facturas de ventas de inmediato!
  • Agrega tus condiciones de pago en tu factura, es decir, si deseas que se le pague 30 días después de la emisión de la factura.
  • Agrega tus detalles de pago en la factura para que esto no ralentice el proceso.
  • No tengas miedo de perseguir el pago (asegúrate de hablar con alguien con autoridad si es necesario)

# 8. Su kit de herramientas financieras

¡Bueno, está a punto de ponerse interesante! Este es el lado “sexy” de Finanzas. 

Por lo tanto, todos sabemos que hay muchas cosas que DEBEMOS hacer cuando se trata de Finanzas.

¡PERO toda esta información que ha recopilado es REALMENTE valiosa!

Si quieres responder preguntas como:

  • ¿Cuál es tu producto más vendido?
  • ¿Qué producto te hace la mayor ganancia?
  • ¿Dónde está tu negocio sangrando efectivo?
  • ¿Quién no ha pagado tus facturas?

¡¿A donde vas?!

RESPUESTA: Vaya a su Kit de herramientas financieras y descúbralo.

Su Kit de herramientas financieras básico debe incluir:

  • Un pronóstico de flujo de efectivo 
  • Un pronóstico de ganancias y pérdidas
  • Cuentas de gestión mensual

Estas hojas de cálculo te ayudarán a dirigir tu negocio hacia el éxito. Puedes usarlos para ver si estás alcanzando tus objetivos y seguir tu progreso.

Cómo usar su kit de herramientas financieras

Comienza a un nivel alto y observa tu éxito general mensualmente comparando los resultados de tu pronóstico con los reales.

Debes preguntarte cosas como:

  • ¿He alcanzado mi objetivo de ventas para el mes?
  • ¿He alcanzado mi objetivo de ganancias para el mes?
  • ¿Tendré suficiente efectivo para continuar?
  • ¿Qué tipo de margen de beneficio estoy haciendo?

Una vez que sepa la respuesta a cada una de esas preguntas, debes considerar si no, ¿por qué no?

Comienza a profundizar en los detalles y sigue las respuestas a las preguntas anteriores:

  • ¿Tu competencia esta promocionando? 
  • ¿Tuviste que descontar el precio de venta para competir? 
  • ¿Cuán efectiva fue la promoción y debería hacer más o menos? 
  • ¿Vendió menos en una feria de artesanía de lo esperado, debería vender allí el próximo año?
  • ¿Ha tenido que cancelar las existencias desactualizadas debido a las bajas ventas? 
  • ¿Tiene una deuda incobrable donde un cliente no pagará? 
  • ¿Sus costos son más altos de lo esperado?
  • ¿Hay algún cliente que tarda en pagar? 
  • ¿Cómo puedes resolver eso? 
  • ¿Tienes un sobregiro?
  • ¿Se puede obtener crédito con sus proveedores?
  • ¿Hay alguna manera de mejorar ese margen? 
  • ¿Puede reducir los costos comprando y eliminando gastos innecesarios? 
  • ¿Podría impulsar su línea más rentable y vender más de eso? 
  • ¿Hay alguna manera de diseñar sus otros productos y aumentar el margen de beneficio de cada uno?

Analizar, analizar, analizar es la clave del éxito.

Si está haciendo algo que no funciona, ¡no lo siga haciendo!

Analizar, evaluar, mejorar y crecer.

Resumen…

Woah, eso fue largo! Espero que hayas podido quedarte conmigo.

Es importante revisar las finanzas para una pequeña empresa porque al principio puede parecer desalentador.

Realmente espero que te haya ayudado a tener una buena base en las áreas financieras a las que debes prestar atención como propietario de una pequeña empresa. 

Espero que estos puntos te ayude a manejar las finanzas de tu negocio, si quieres tener un negocio online pero aún no sabes qué hacer te invito a que descubras 5 negocios online que puedes iniciar hoy, y cómo puedes hacer y vender productos digitales, también la oportunidad de la cosmética como negocio y trabajo y cómo puedes convertirte en un personal shopper, seguro que si juntas estos consejos tendrás un negocio totalmente exitoso.

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Categorías: Exito y emprendimiento

1 comentario

10 tips para ser un freelance exitoso • Tanto por Aprender · 3 septiembre, 2019 a las 9:43 pm

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